PODER JUDICIÁRIO – JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 7ª REGIÃO
ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO

RELATÓRIO DE AUDITORIA
- DSRH -

Equipe:

Ana Paula Borges de Araújo Zaupa
Elise Nogueira Davis de Abreu
Ladjane Lopes Nogueira
Raffaella Maria D.D. Lisbôa Mota

SUMÁRIO
Página 
RESUMO
1.	INTRODUÇÃO
1.1. Escopo:
1.2. Objetivos:
1.2.1. Possíveis benefícios da auditoria:
1.2.2. Problema / questões de auditoria:
1.3. Estratégia metodológica:
1.4. Limitações aos trabalhos de auditoria:
2.	DESENVOLVIMENTO DAS QUESTÕES DE AUDITORIA
2.1. As avaliações de desempenho funcional e dos servidores em estágio probatório:
2.1.1. A correção e tempestividade das avaliações:
2.1.2. A adequação dos formulários utilizados às finalidades da avaliação:
2.1.3. Atualização das fichas de avaliação, segundo os termos da Lei nº 11.416/06:
2.1.4. Inserção de dados no Mentorh pela DSRH:
2.2. As ações de capacitação:
2.2.1. Do planejamento das ações de capacitação:
2.2.2. Dos critérios utilizados para escolha das atividades de treinamento/aperfeiçoamento funcional realizadas e dos servidores a serem capacitados:
2.3. Da Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal (PNDP) – Decreto nº 5.707/06:
2.4. Do Adicional de Qualificação (AQ):
2.5. Inserção de dados no Mentorh pela DSRH:
2.6. Constatações conexas às questões de auditoria:
2.6.1. Avaliação de Desempenho Funcional de servidores não passíveis de promoção:
2.6.2. Do fluxo do processo de avaliação/ concessão de progressão e promoção:
2.6.3. Do fluxo do processo de capacitação:
2.6.4. Do exercício do controle:
2.6.5. Do atendimento ao usuário da DSRH:
2.6.6. Impressão de certificados:
3.	DAS LIMITAÇÕES SOFRIDAS PELA DSRH
3.1. Estrutura física:
3.2. Estrutura regulamentar:
3.3. Quadro de servidores:
3.4. Ausência de capacitação:
3.5. Hardware e Software:
3.6. Integração Administrativa e Apoio Institucional:
4.	DAS JUSTIFICATIVAS DO AUDITADO E DE SUA ANÁLISE
5.	CONCLUSÃO
5.1. Correção e tempestividade das avaliações:
5.2. Adequação e uso dos instrumentos de avaliação:
5.3. Planejamento das ações de capacitação:
5.4. Critérios para a escolha das ações de capacitação e dos servidores a serem capacitados:
5.5. Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal:
5.6. Inserção de dados no sistema Mentorh e sua utilização:
5.7. Implantação dos Adicionais de Qualificação:
5.8. Controles internos administrativos:
5.9. Atendimento ao usuário da DSRH:
5.10. Limitações à DSRH:
5.11. Recomendações à DSRH:
5.12. Recomendações à Administração
6.	ANEXOS
Anexo I. 	Mapas de processos;
Anexo II. 	Análises RECI;
Anexo III. 	Quadro de Amostra – Servidores selecionados x Prazos de avaliação;
Anexo IV. 	Cronograma de Prazos para Avaliações;
Anexo V. 	Relatório DSRH n°. 2/08 (Justificativas do Auditado);
Anexo VI. 	Matriz de Análise das Justificativas do Auditado;
Anexo VII. 	Matriz de Recomendações;
Anexo VIII. 	Plano de Ação;
Anexo IX. 	Mapa de produtos;
Anexo X. 	Quadro de Dimensões de Análise dos Produtos;
Anexo XI.	Sugestões dos Entrevistados – Avaliados e Avaliadores.

RESUMO

O escopo da presente auditoria é a atuação da Diretoria do Serviço de Recursos Humanos (DSRH) no que concerne à avaliação e à capacitação dos servidores do TRT durante o ano de 2007, até outubro, inclusive, tendo em vista o novo Plano de Cargos e Salários (PCS) e a importância das atividades de capacitação, realçadas pela Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal (PNDP) instituída pelo Dec. nº 5.707/06. 
Mediante a resposta às questões de auditoria, pretende-se resolver as dúvidas existentes quanto ao efetivo planejamento anual da capacitação no Tribunal, à correção e tempestividade dos procedimentos de avaliação, à superposição de atribuições de inserção dos dados de pessoal no Mentorh, bem como quanto ao atendimento (ou não) das novas demandas do Dec. nº 5.707/06 e da Lei nº 11.416/06, no que compete à DSRH.
Da análise das referidas questões, no tocante à avaliação de desempenho funcional e do estágio probatório, constatou-se que: a) as avaliações dos servidores, com vistas à sua aprovação no estágio probatório e à evolução na carreira, não têm sido efetivadas tempestiva e corretamente; b) os instrumentos utilizados para as avaliações atingem apenas parte de suas finalidades, embora sejam considerados aptos para tanto; c) não foram adotadas providências no sentido da atualização formal dos atos normativos internos para conformação à nova ordem legal; d) não há inserção de dados no Mentorh por parte da DSRH.
Em se tratando da capacitação dos servidores, verificou-se que: e) o planejamento das ações de capacitação é incipiente; f) não há critérios definidos e transparentes para a escolha das atividades de capacitação funcional e dos servidores a serem capacitados; g) o TRT não dispõe atualmente de Plano Anual de Capacitação, do respectivo relatório de execução e não implantou o sistema de gestão por competência, nem adotou providências significativas em tal sentido; h) o Adicional de Qualificação (AQ) decorrente de pós-graduação foi concedido e implantado em dezembro de 2007, e os AQs decorrentes de ações de treinamento não têm previsão de concessão e implantação; i) há inserção de dados no sistema Mentorh de cursos de capacitação e de pós-graduação dos servidores pela DSRH, embora não seja de sua competência.
Conexas às questões de auditoria, foi possível observar que: j) existem servidores não passíveis de promoção que não estão sendo avaliados, conquanto seja obrigatória a sua avaliação; k) o fluxo dos processos de avaliação/ concessão de progressão e promoção não obedece aos atos normativos vigentes; l) o fluxo do processo de capacitação não está definido institucionalmente; m) não há manualização de procedimentos, uso de indicadores de desempenho ou controles internos definidos, no âmbito da DSRH; n) o atendimento ao usuário da DSRH é prejudicado pela estrutura física inapropriada; não há um servidor nem horário designados para atendimento; não se dispõem de informações para o usuário na intranet; o) os certificados dos cursos de Português, freqüentados em 2007 (até outubro), não foram entregues aos servidores, embora tenham sido registrados no Mentorh.
Foram constatadas limitações aos trabalhos da DSRH quanto às estruturas física, regulamentar, ao quadro reduzido de pessoal (e com capacitação insuficiente) e à disponibilidade de software e hardware adequados.
A DSRH apresentou justificativas e/ou comentários, após ter-lhe sido enviada versão preliminar do relatório, o que foi alvo de análise pela equipe de auditoria (Anexos V e VI).
Em conclusão, a equipe de auditoria considerou que a DSRH vem atingindo, parcialmente, seu objetivo de dotar o Tribunal de uma estrutura administrativa voltada para a organização e valorização do corpo funcional, recomendando à diretoria auditada que: a) implemente ações no sentido de revisar (à luz da legislação vigente) e uniformizar os procedimentos e instrumentos de avaliação e de evolução na carreira de servidores, cumprindo os prazos normativos; b) envide esforços junto à Administração no sentido da utilização dos resultados da avaliação na totalidade das finalidades do PADE; c) aperfeiçoe sua utilização do sistema Mentorh; d) estabeleça e institua o planejamento da capacitação no TRT 7ª. Região e, especificamente, de seu corpo funcional (Dec. nº 5.707/06); e) envide esforços junto à Administração no sentido de determinar e uniformizar os procedimentos relativos a processos de capacitação (inclusive seu fluxo) e os critérios para escolha das ações de capacitação e seleção de servidores a serem capacitados; f) Institua mecanismos de controle interno administrativo na DSRH. 
Recomendou-se, ainda, à Administração que: g) determine e institua formalmente as diretrizes gerais da política de RH na Administração; h) concorra para mitigar as várias limitações sofridas pela DSRH, detectadas por ocasião da auditoria.

1.	INTRODUÇÃO 

Trata-se o presente de relatório da auditoria realizada junto à Diretoria do Serviço de Recursos Humanos (DSRH), que integra, juntamente com a Diretoria do Serviço de Assistência ao Servidor, a Secretaria de Pessoal desta Corte, e abrange, em sua estrutura, o Setor de Recrutamento, Seleção e Aperfeiçoamento.
Criado pelo Ato GP nº 40/86, inicialmente vinculado à Secretaria Administrativa (SA), o Serviço de Recursos Humanos, segundo expresso na Exposição de Motivos nº 1/86, aprovada pela Resolução Administrativa nº 63/86, tornara-se “imprescindível em qualquer órgão da empresa pública ou privada”, em razão da necessidade de aperfeiçoamento do quadro de funcionários, com vistas a se obter um “desempenho funcional racionalizado e eficaz”; fora ressaltada, ainda, diante da importância da Justiça do Trabalho na sociedade brasileira, a responsabilidade imposta aos administradores de “adequar ascendente e continuamente o corpo funcional em todos os seus níveis para desempenhar correta, técnica e inteligentemente cada uma das tarefas que a Sociedade por lei nos atribui”.
A DSRH, hoje, tem a maior parte de sua competência definida no Regulamento Geral (RG), abrangendo, basicamente, quatro grandes grupos de ações: (1) recrutamento e identificação de servidores: (2) avaliação de servidores; (3) capacitação de servidores e (4) lotação de servidores.
Suas atribuições podem ser assim detalhadas, sucintamente: (1) organizar e prestar informações sobre concursos públicos; proceder a entrevista dos novos servidores; expedir crachás e identidades funcionais; (2) enviar aos diversos setores os instrumentos de avaliação; participar da elaboração do parecer conclusivo da Comissão de Avaliação de Desempenho (CAD), presidida pelo diretor da DSRH; (3) levantar as necessidades de treinamento e aperfeiçoamento dos servidores, sugerindo prioridades a serem fixadas em programas gerais de treinamento; indicar servidores para participar de cursos e treinamentos; emitir certificados de cursos realizados pelo Tribunal Regional do Trabalho (TRT); controlar a participação de servidores em cursos e treinamentos; realizar intercâmbio com entidades para realização de eventos; realizar procedimentos relativos à concessão de Adicionais de Qualificação (AQs); e (4) propor critérios para lotação e remanejamento de pessoal nas respectivas áreas profissionais.
O Ato nº 99/00, que fixou as instruções regulamentadoras do Plano de Avaliação de Desempenho dos Servidores (PADE), alterado pelo Ato nº 82/02, imputou à DSRH a responsabilidade pela implantação, coordenação e desenvolvimento do referido plano; o Ato  nº 100/00 aprovou os instrumentos de avaliação do PADE (Fichas de Avaliação de Desempenho Funcional, Fichas de Avaliação de Desempenho dos Servidores em Estágio Probatório e respectivos critérios e pesos diferenciados, segundo os cargos); o Ato  nº 77-A/03, por sua vez, estabeleceu mais critérios para a concessão da promoção aos servidores, em conformidade com o PADE vigente.
Mais recentemente, por meio do Ato  nº 138/07, a Presidência deste Regional conferiu à diretoria auditada a competência para conceder os AQs, introduzidos pela Lei nº 11.416/06. 
A DSRH está localizada no quarto andar do prédio Anexo II e, durante a realização da auditoria, era composta de sete servidores, sendo que uma servidora encontrava-se de licença-médica (com nenhum dia trabalhado no corrente ano) e outra aguardava o processo de remoção por permuta para outro Regional.
À época da conclusão deste relatório, a lotação na DSRH manteve-se numericamente constante, com a remoção da servidora Lucivone Alves de Morais e Silva “compensada” pela lotação de nova servidora, Lisane Cavalcante Patusco, cedida do TRT – 10ª Região.

1.1. Escopo:

Considerando a relevância das atribuições relacionadas à capacitação, que maciçamente embasaram a exposição de motivos para criação da DSRH, a Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal (PNDP) instituída pelo Decreto nº 5.707/06 e as recentes inovações quanto à avaliação funcional e conseqüentes progressão/promoção promovidas pelo novo Plano de Cargos e Salários (PCS), a equipe de auditoria delimitou o escopo dos trabalhos sobre a atuação da DSRH no que concerne à avaliação (de desempenho funcional e do estágio probatório) e à capacitação dos servidores do TRT durante o corrente ano, até outubro, inclusive.

1.2. Objetivos: 

1.2.1. Possíveis benefícios da auditoria: 

Conforme indicado no projeto de auditoria, a Assessoria de Controle Interno, ao estabelecer a presente ação de controle com o escopo referido, pretende proporcionar benefícios advindos da identificação de eventuais falhas, com vistas à sua correção e à conseqüente melhoria das ações de capacitação desenvolvidas pela DSRH, bem como do sistema de avaliação funcional; do conhecimento do nível de satisfação dos usuários, coletando sugestões de aprimoramento; por fim, auxiliando a DSRH a desenvolver seus indicadores de desempenho, com os quais o gestor da Diretoria poderá mensurar seus resultados e, conseqüentemente, planejar ações de correção e/ou melhoria. 

1.2.2. Problema / questões de auditoria:

Pretende-se a resolução do seguinte problema de auditoria: “A DSRH tem, dentre as atribuições dispostas no RG e nos Atos nºs 99/00 e 77-A/03, ações relativas a (1) avaliação de desempenho funcional e avaliação de desempenho de servidores em estágio probatório; (2) capacitação. Para execução dos objetivos atinentes a tais ações, deve: (1) aplicar, processar e elaborar relatórios referentes a avaliação de desempenho dos servidores para fins de evolução na carreira; coordenar e desenvolver o PADE; (2) planejar, coordenar, orientar e dirigir a política permanente de treinamento e desenvolvimento do servidor. Há dúvidas quanto à existência efetiva de planejamento anual da capacitação no Tribunal, à correção dos procedimentos de avaliação, à superposição de atribuições de inserção dos dados de pessoal no Mentorh, e ao atendimento (ou não) das novas demandas do Dec. nº 5.707/06 e da Lei nº 11.416/06, no que compete à DSRH”, mediante a resposta às questões propostas:
a)	As avaliações dos servidores com vistas à sua aprovação no estágio probatório e à evolução na carreira têm sido efetivadas tempestiva e corretamente? 
b)	Os instrumentos utilizados para as avaliações têm se mostrado aptos a atingir as respectivas finalidades?
c)	Foram adotadas providências no sentido da atualização da avaliação, segundo os termos da Lei nº 11.416/06? Em caso positivo, quais?
d)	Há planejamento de ações de capacitação? Em caso afirmativo, como ele é realizado?
e)	Que critérios guiam a escolha das ações de treinamento/ aperfeiçoamento funcional realizadas e dos servidores capacitados?
f)	Qual a situação do TRT em relação à Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal (Dec. nº 5.707/06)?
g)	Os Adicionais de Qualificação introduzidos pela Lei nº 11.416/06 estão implantados? Em caso negativo, o que impede sua implantação?
h)	Há inserção de dados no Mentorh por parte da DSRH? Em caso positivo, quais?

1.3. Estratégia metodológica:

A estratégia metodológica escolhida foi a de pesquisa sobre amostras aleatórias, com perspectiva temporal do tipo painel, abrangendo o ano de 2007, até o mês de outubro, inclusive. 
Como métodos de obtenção de dados, a equipe realizou entrevistas estruturadas (com o diretor e os servidores da DSRH, a diretora da SA e a diretora-geral), enviou questionários por e-mail (a uma amostra aleatória de servidores avaliados e avaliadores), realizou observação direta (em visita à diretoria auditada), utilizou-se de dados secundários obtidos a partir do sistema Mentorh, além de haver consultado o setor responsável pela manutenção do sistema.
Os dados foram analisados segundo os seguintes métodos: análise de conteúdo, mapas de processo, mapas de produtos e de análise RECI (Responsável, Executante, Consultado e Informado). 

1.4. Limitações aos trabalhos de auditoria:

Ainda na fase de planejamento, foram previstas as seguintes limitações dos trabalhos de auditoria:
a) Amplitude demasiada do campo a ser pesquisado;
b) Prazos exíguos e equipe limitada; 
c) Baixa confiabilidade dos dados do sistema Mentorh. Conforme constatado em auditoria anterior realizada no cadastro de pessoal, os dados no sistema Mentorh não são compatíveis, em sua integralidade, com a realidade dos fatos. 
d) Introdução de um novo procedimento de auditoria. A equipe introduziu um novo método de desenvolvimento dos trabalhos, de forma autodidata.
Além de confirmadas as limitações previstas, a equipe de auditoria deparou-se com outras, a saber:
e) Demora na disponibilização, por parte da DSRH, dos processos da amostra pertinente à capacitação (encaminhados à Assessoria de Controle Interno – ACI a partir de 28 de novembro) e dos processos e documentos pertinentes à avaliação funcional;
f) Impossibilidade de realização de entrevista pertinente às avaliações com a chefe de serviços da DSRH, dada sua indisponibilidade para tanto, bem como ausência de resposta ao respectivo formulário de entrevista estruturada, encaminhado via e-mail;
g) Afastamento do diretor para usufruto de férias no final de novembro;
h) Demora, por parte da Secretaria de Pessoal (SP), na resposta ao Memo. ACI nº 221/07 (Memo. SP nº 373/07), e ausência de resposta ao Memo. ACI nº 247/07;
i) A época escolhida para a realização da Auditoria (final do exercício), que dificultou uma maior disponibilidade da diretoria auditada. 
Em razão das limitações não previstas, o prazo final de apresentação do pré-relatório de auditoria, planejado e estabelecido para 7 de dezembro do corrente ano, foi prorrogado para 19 de dezembro.

2.	DESENVOLVIMENTO DAS QUESTÕES DE AUDITORIA 

2.1. As avaliações de desempenho funcional e dos servidores em estágio probatório:

2.1.1. A correção e tempestividade das avaliações:

A correção das avaliações procedidas corresponde à respectiva conformidade ou não aos parâmetros normativos internos e externos vigentes, ou seja, Atos nºs 99 e 100/00, 82/02 e 77-A/03 (no que não fossem incompatíveis com a Lei nº 11.416/06), a própria Lei nº 11.416/06 e a Portaria Conjunta (PC) nº 1/07, que a regulamentou.
A tempestividade adequada corresponderá ao atendimento, na efetivação das avaliações, aos prazos estabelecidos nos Atos nºs 99/00 (arts. 11, 13, 21 e 25, § 3º) e 77-A/03 (art. 4º, inciso III).
Na amostra selecionada de servidores avaliados em 2007 (Anexo III), constam cinco servidores em estágio probatório, dentre os quais a servidora Kelly Cardoso da Silva, com conclusão do respectivo período dentro da faixa temporal analisada (janeiro a outubro de 2007). No que concerne à referida servidora, dois dispositivos do Ato nº 99/00 não foram seguidos: o § 3º do art. 25 (Avaliação Especial de Desempenho – AED a ser procedida pela CAD, para fins de aquisição de estabilidade) e o art. 11 (submissão à homologação da Presidência da AED e demais avaliações procedidas de servidores em estágio probatório).
Segundo declarações colhidas na auditoria in loco, nenhum outro servidor cujo período de estágio probatório findara entre janeiro e outubro de 2007 tivera procedida a AED, nem homologado o referido estágio e declarada a estabilidade. 
Constatou-se, posteriormente à entrega do pré-relatório de Auditoria, em 19/12/2007, a publicação dos Atos nºs 206 e 207/07, que declararam o cumprimento do estágio probatório e a estabilidade do servidor Filipe Bernardo da Silva, em 1º/6/2007. Já em 22/2/2008, foram publicados os Atos nºs 16 e 17/08, que, respectivamente, declararam o cumprimento do estágio probatório e a estabilidade de diversos servidores com estágios findos entre 1º/6/2007 a 15/12/2007.
Na realização das Avaliações de Desempenho Funcional dos servidores sujeitos à evolução na carreira, foram verificados atrasos de três a cinco meses.
Nas Avaliações de Desempenho dos Servidores em Estágio Probatório, constataram-se atrasos de um a oito meses na realização das etapas de avaliação, bem como a não realização de etapas avaliativas.
Constatou-se, então, na amostra analisada, intempestividade (descumprimento de prazos) na ordem de 46,67% (quarenta e seis vírgula sessenta e sete por cento), bem como desconformidade normativa (descumprimento a normas) de 25% (vinte e cinco por cento).
No que concerne a servidores promovidos (não constantes da amostra selecionada), verificou-se, após pesquisa no sistema Mentorh, a não observância do disposto no inciso II do Art. 6º do Anexo IV da PC nº 1/07, que estabeleceu o requisito de participação, “durante o período de permanência na classe, de conjunto de ações de treinamento que totalizem o mínimo de oitenta horas de aula”.

As avaliações dos servidores com vistas à sua aprovação no estágio probatório e à evolução na carreira têm sido efetivadas tempestiva e corretamente? 
Não. O art. 11 e o § 3º do art. 25 do Ato nº 99/00, bem como o inciso II do Art. 6º do Anexo IV da PC nº 1/07 não vêm sendo observados.
Da mesma forma, os prazos dispostos no Ato nº 99/00 (arts. 13 e 21, caput) não têm sido cumpridos integralmente.

2.1.2. A adequação dos formulários utilizados às finalidades da avaliação:

O art. 1º do Ato nº 99/00 estabelece as finalidades do PADE, que deverá permitir “a aferição dos resultados do trabalho desenvolvido e a identificação das potencialidades e deficiências de cada servidor” e, ainda:
“I - estimular a melhoria da qualidade e o aperfeiçoamento dos procedimentos de trabalho, com vistas ao aumento da produtividade nas unidades e nos serviços prestados pela instituição;
II - desenvolver a capacitação profissional e maximizar o aproveitamento do potencial dos servidores;
III - subsidiar ações da área de recursos humanos (lotação, mobilidade, treinamento e desenvolvimento de servidores);
IV - promover o processo de avaliação de desempenho de servidores em estágio probatório;
V - embasar a promoção nas carreiras, que se dará sempre de um padrão para o seguinte, com o interstício mínimo de um ano;
VI - contribuir para a indicação de servidores para o exercício de funções comissionadas;
VII - somar pontos para habilitação à licença para capacitação.”
Os instrumentos para realização das avaliações, conforme disposto no art. 5.º do Ato nº 99/00, são a ficha de avaliação e o plano de ação.
Da análise dos dispositivos legais e dos atos normativos internos, constatou-se a falta de identidade entre os fatores de Avaliação de Desempenho Funcional atualmente utilizados (disciplina, responsabilidade, potencial, relacionamento, produtividade e assiduidade) e aqueles indicados na PC nº 1/07 (iniciativa, trabalho em equipe, comunicação, autodesenvolvimento, competência técnica e relacionamento interpessoal).
Os fatores para Avaliação do Desempenho do Servidor em Estágio Probatório mantiveram-se aqueles previstos no art. 20 da Lei nº 8.112/90, ou seja, disciplina, capacidade de iniciativa, produtividade, responsabilidade e assiduidade. 
Afora o descompasso entre os fatores de avaliação funcional aprovados pelo Ato nº 100/00 e os novos, trazidos pela PC nº 1/07, que, por si só, esclareça-se, não são causa de desconformidade legal, os instrumentos para a realização das avaliações mostram-se aptos à realização das finalidades do PADE.
Os instrumentos por si, apenas, porém, não são suficientes à consecução das finalidades em questão. O uso efetivo dos mesmos, com vistas à realização de todos aqueles objetivos, é que concretamente produzirá resultados, subsidiando a Administração na realização de um planejamento estratégico de recursos humanos (RH), incluindo capacitação, movimentação de pessoal, indicação para exercício de funções comissionadas e pontuação para licença para capacitação. 

Os instrumentos utilizados para as avaliações têm se mostrado aptos a atingir as respectivas finalidades?
Sim. Porém, não têm sido utilizados pela Administração com vistas à integralidade das finalidades.
Segundo as análises procedidas, constatou-se que a Administração, atualmente, apenas se utiliza sistematicamente dos formulários de avaliação com vistas ao atendimento das finalidades dispostas nos incisos IV (promoção do processo de avaliação de desempenho de servidores em estágio probatório) e V (embasamento para promoção nas carreiras) do art. 1º do Ato nº 99/00.

2.1.3. Atualização das fichas de avaliação, segundo os termos da Lei nº 11.416/06:

A Lei nº 11.416/06 inovou, quanto à evolução na carreira no serviço público, não mais proibindo a promoção e progressão funcionais do servidor em estágio probatório.
No mais, a PC nº 1/07 dispôs, com inovações, quanto à avaliação funcional, nos artigos 4º, 6º (inciso II), 7º (§ 2º), 8º, 9º e 10º de seu Anexo IV.
Não foram adotadas medidas no sentido da atualização (alteração) formal dos atos normativos internos para sua conformação à Lei nº 11.416/06 e à PC nº 1/07.
As providências constatadas, a título de cumprimento das referidas normas, no que concerne ao Desenvolvimento na Carreira, foram: 
a) a pretensão da CAD de dar cumprimento ao caput do art. 4º do Anexo IV da PC nº 1/07, procedendo, em um único processo, às progressões/promoções dos servidores cujo exercício no TRT aniversariava de janeiro a julho, e em outros dois processos, dos servidores com exercício em agosto e setembro, ignorando o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 13 do Ato nº 99/00 e o parágrafo único do art. 2º do Anexo IV da PC nº 1/07; 
b) a aplicação do disposto no parágrafo único do art. 9º do Anexo IV da PC nº 1/07, concedendo aos servidores em estágio probatório progressões a cada ano de exercício; 
c) reenquadramento de servidores, em conformidade com o disposto no art. 22 da Lei nº 11.416/06.
No que concerne à providência referida na alínea “a”, é de se observar que o caput do art. 4º da PC nº 1/07, que menciona que “a avaliação para fins de progressão funcional abrangerá cada período de doze meses de exercício no cargo” deve ser interpretado em conjunto com o parágrafo único do art. 2.º do Anexo IV da mesma portaria, o qual estabelece que a “progressão funcional ocorrerá anualmente, na data em que o servidor completar o interstício de um ano no padrão em que estiver posicionado”.
Assim sendo, sua exegese não autoriza, por si só, o procedimento que fora adotado de avaliação dos servidores nos aniversários do seu exercício no cargo. 
Na Exposição de Motivos CAD nº 8/07, protocolizada sob o nº 31.177/2007-5, ainda não analisada pela ACI, a própria DSRH levanta esse entendimento, pugnando pela correção dos procedimentos anteriores.
Reconhece-se que dúvidas quanto à interpretação da Lei nº 11.416/06 e sua aplicação contribuíram para o atraso dos serviços da DSRH referentes a avaliação funcional.

Foram adotadas providências no sentido da atualização da avaliação segundo os termos da Lei nº 11.416/06? Em caso positivo, quais?
Não foram adotadas providências no sentido da atualização (alteração) formal dos atos normativos internos para conformação à Lei nº 11.416/06 e à PC nº 1/07, mas foram providenciadas Exposições de Motivos com o fulcro de adequar as progressões/promoções às novas disposições que tratam dessa matéria.

2.1.4. Inserção de dados no Mentorh pela DSRH:

Segundo informações da servidora Márcia Maria Castro Fraga, do Setor de Informática e Programação de Pagamentos/ Secretaria de Orçamento e Finanças (SIPP/SOF), as avaliações de desempenho funcional e de desempenho de servidor no estágio probatório poderiam ser efetivadas diretamente no sistema Mentorh; isso implicaria celeridade nos procedimentos, redução de trabalhos manuais e de produção de papéis.
Apenas a servidora Rogéria Alves Diniz Rocha foi treinada no uso do sistema Mentorh, mas não no que concerne às avaliações; não houve manifestação da DSRH no sentido de solicitar mais treinamentos no uso do referido sistema. Conforme justificativa apresentada pela DSRH (Anexo V), os conhecimentos adquiridos pela referida servidora, no treinamento, foram repassados aos demais servidores da diretoria. 
Porém, segundo a servidora Maria Eveline Lima Fernandes, chefe de serviço do Setor de Recrutamento, Seleção e Aperfeiçoamento da DSRH, o sistema Mentorh é complexo na operacionalização da emissão dos relatórios de avaliação, dada a necessidade de disponibilização precisa dos requisitos e ocorrência reiterada de erros; em razão disso, dá-se preferência ao não uso do Mentorh.
Percebe-se a existência de dificuldade de comunicação entre a DSRH e o SIPP/SOF, pois a montagem dos relatórios depende das informações fornecidas pelo usuário, com a finalidade de atender adequadamente às suas necessidades, bem como a necessidade de capacitação do corpo funcional da DSRH no uso do Mentorh especificamente no que concerne às avaliações funcionais.

Há inserção de dados no Mentorh por parte da DSRH? Em caso positivo, quais?
Não (no que concerne às ações de avaliação funcional). 

2.2. As ações de capacitação:

2.2.1. Do planejamento das ações de capacitação:

O planejamento das ações de capacitação é uma das atribuições da DSRH estabelecida no RG.
Em 2007, a Diretoria-Geral (DG) solicitou à diretoria auditada uma planilha de cursos e treinamentos para o exercício. Em resposta, a DSRH, com base em informações dos diversos setores, elaborou um diagnóstico das demandas por cursos do TRT. A tentativa de planejamento foi prejudicada pela ausência de dados quanto à disponibilidade orçamentária para capacitação. Em março, a DSRH submeteu à DG um cronograma geral de atividades para o primeiro semestre de 2007. O cronograma, no entanto, não entrou em detalhes quantitativos, tais como número de servidores a serem capacitados, horas-aula e custo estimado, e apenas listou os eventos de capacitação de interesse geral, não havendo menção a cursos das áreas de Direito, Auditoria e Informática.
Dos cursos programados pela DSRH, somente o curso de Português foi efetivamente promovido.
Constatou-se, à margem do planejamento efetivado, ainda a solicitação oriunda da DSRH para a realização do curso “Execução Orçamentária e Financeira”, em janeiro de 2007 (Processo n.º 538/2007-0).

Há planejamento de ações de capacitação? Em caso afirmativo, como ele é realizado?
Da análise das informações obtidas, verificou-se que as ações de planejamento existentes são incipientes. No caso do presente exercício, foram implementadas já com o mesmo em curso, o que, por si só, prejudicou a sua efetividade para o período integral (janeiro a dezembro). 
Não há manualização na DSRH acerca do tema, nem a definição de uma estratégia da Administração quanto à capacitação de seus servidores, o que deveria servir de guia ao planejamento referido.
Ressalve-se que o planejamento depende de dados fornecidos pelos mais diversos setores, inclusive a SOF, que tem a responsabilidade de prestar informações com respeito à disponibilidade orçamentária. 

2.2.2. Dos critérios utilizados para escolha das atividades de treinamento/aperfeiçoamento funcional realizadas e dos servidores a serem capacitados:

A análise do conteúdo das diversas entrevistas realizadas, do Relatório da DSRH de Cursos Realizados em 2007, da amostra de processos administrativos de capacitação aleatoriamente selecionados, de diversos documentos colhidos em auditoria, bem como a análise da matriz RECI CAPACITAÇÃO (Anexo II) e dos mapas de processo (Anexo I), sugeriu a ausência de critérios transparentes de seleção de servidores para participação em ações de treinamento, bem como de escolha das referidas ações – apesar das tentativas, por parte da Administração e da DSRH, de definição desses critérios. Estes indícios foram reforçados pela ausência de informações a respeito dos procedimentos de solicitação de ações de treinamento na intranet, e pela inexistência de manuais de procedimentos na DSRH.
A auditoria constatou que, implicitamente, os critérios de seleção de cursos e de servidores são determinados pelo próprio setor requisitante – na maioria dos casos, pelo superior hierárquico do servidor. 
A DSRH considera, para ratificação do pedido (que não é condição necessária para seleção de servidores ou eventos), a compatibilidade entre área do evento e atividades do servidor, sendo seu despacho impreciso quanto ao cargo e à função.

Que critérios guiam a escolha das atividades de treinamento/aperfeiçoamento funcional realizadas e dos servidores capacitados?
Não há critérios definidos e transparentes, seja para a escolha das atividades de treinamento a serem realizadas, seja para seleção dos servidores a serem capacitados.

2.3. Da Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal (PNDP) – Decreto nº 5.707/06:

A PNDP, instituída pelo Decreto nº 5.707/06, tem como finalidades a melhoria da eficiência, eficácia e qualidade dos serviços prestados ao cidadão, desenvolvimento permanente do servidor público, adequação das competências requeridas dos servidores aos objetivos das instituições, tendo como referência o plano plurianual, divulgação e gerenciamento das ações de capacitação e racionalização e efetividade dos gastos com capacitação (art. 1º).
Segundo dispõe o art. 5º do referido decreto, os instrumentos da PNDP são o Plano Anual de Capacitação, o Relatório de Execução do Plano Anual de Capacitação e o sistema de gestão por competência.
Sendo assim, do exame das informações colhidas, por meio de entrevistas e de diversos documentos, observou-se a ausência de ações significativas no sentido de adequar o TRT à PNDP. O Tribunal não dispõe de Plano Anual de Capacitação e, conseqüentemente, do respectivo relatório de execução. Também não foi priorizada a capacitação do pessoal da DSRH – apenas dois servidores receberam treinamentos com maior afinidade com RH, embora não especificamente dirigidos à implementação do Decreto nº 5.707/06. 
É de se registrar que, no que respeita à formação acadêmica com afinidade com RH, o diretor da DSRH apresenta mestrado em psicologia (embora focado na subárea de psicologia ambiental) e outra servidora é graduada em psicologia, com pós-graduação em socionomia.

QUADRO 1. Capacitação dos Servidores Lotados na DSRH
Servidor	Formação	Pós-graduação	Treinamento	
André Luiz Pinheiro Ferreira Costa
	Arquitetura e Urbanismo	•	Especialização em comunicação social – publicidade e propaganda;
•	Mestrado em psicologia / psicologia ambiental;	Curso “Questões Relevantes e Atuais sobre Servidores Públicos” (21 e 22/5/07)	
Maria Eveline Lima Fernandes	Direito	-	-	
Rogéria Maria Alves Diniz Rocha	Psicologia	Socionomia 	Curso de treinamento no sistema Mentorh	
Lucivone Alves de Morais e Silva	Pedagogia	Psicopedagogia	-	
Lisane Cavalcante Patusto	Tecnologia em Processamento de Dados	Especialização em transdisciplinariedade em excelência humana 	Gestão por competência	
Maria Bernadete Fernandes Gomes	Pedagogia	-	-	
Francisco de Assis Fernandes Silva	2º grau	-	-	
Airma Maria Jataí Pontes	2º grau	-	-	

A auditoria constatou, ainda, que, embora a DSRH realize algum monitoramento das ações de treinamento, o controle realizado resume-se a acompanhar as ações e os servidores treinados. Não há, segundo depoimento do diretor da DSRH, controle com respeito a horas-aula, valor despendido e setor de origem do servidor capacitado. Mais importante, não há monitoramento dos eventos de capacitação segundo as categorias especificadas no inciso III do art. 2º. do Decreto nº 5.707/06, quais sejam: cursos presenciais e à distância, aprendizagem em serviço, grupos formais de estudos, intercâmbios, estágios, seminários e congressos. 

Qual a situação do TRT-7ª Região em relação à Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal (Dec. nº 5707/06)?
O TRT não dispõe atualmente de Plano Anual de Capacitação, do respectivo relatório de execução e não implantou o sistema de gestão por competência, nem adotou providências significativas no sentido de dispor de tais instrumentos em um futuro próximo ou distante.
Da mesma forma, não foi priorizado o treinamento do pessoal da DSRH com vistas à implementação do referido decreto (art. 12). 

2.4. Do Adicional de Qualificação (AQ):   
 
Neste Regional, os procedimentos para concessão dos AQs instituídos pela Lei nº 11.416/06 foram regulamentados em agosto de 2007, através do Ato n° 138/07. 
Os AQs referentes a cursos de pós-graduação apenas tiveram ato de concessão publicado em 10 de dezembro de 2007, tendo sido implantados por ocasião do pagamento da remuneração do mês de dezembro. Quanto à implantação dos AQs referentes às ações de treinamento, o processo encontra-se em estágio inicial, na fase de levantamento da base de dados.
Haja vista que a PC n° 1/07 foi publicada em março de 2007, verifica-se que a Administração do TRT levou nove meses para a implantação de um dispositivo, o que não pode ser considerado ideal, pelo princípio da eficiência. Outros regionais (a maioria) e o TST obtiveram a implantação dos AQs em prazo inferior. Em particular, a DSRH teve cerca de quatro meses após a regulamentação, pelo Tribunal, para conceder os adicionais. 
As principais causas do excessivo prazo para regulamentação, concessão e implantação dos adicionais foram: 
a) A ausência de manuais de procedimentos internos à diretoria auditada; 
b) A demora na sedimentação de entendimentos por parte da Administração, o que levou à regulamentação dos AQs apenas em agosto (Ato n° 138/07), prejudicando o início dos trabalhos, pela DSRH; 
c) A inadequada confiabilidade do conteúdo da base de dados (Mentorh), bem como a subutilização dos recursos do sistema, resultando na duplicação desnecessária de procedimentos;
d) A concentração de todas as atividades de análise da concessão dos adicionais em uma única pessoa, o diretor da DSRH. 
No tocante ao último aspecto, transparece haver equívoco de entendimento por parte do diretor da DSRH, que considera que o Ato n° 138/07 atribuiu pessoalmente ao “diretor” as atribuições pertinentes à concessão dos adicionais. Porém, vale ressaltar que o ato em questão aduz que a competência é da Diretoria e não exclusiva do diretor da DSRH.

Os AQs introduzidos pela Lei nº 11.416/06 estão implantados? Em caso negativo, o que impede?
Conforme referido, conclui-se que os AQs decorrentes de pós-graduação foram implantados em dezembro de 2007. Os AQs decorrentes de ações de treinamento não têm previsão de concessão e implantação.

2.5. Inserção de dados no Mentorh pela DSRH:

Segundo disposição expressa do RG deste Regional, a competência do cadastramento de todos os diplomas e títulos do servidor é do Setor de Cadastro, Lotação e Movimentação, subordinado à Secretaria de Pessoal (SP) (art. 70, inciso IV do RG).
Da análise das entrevistas realizadas, verificou-se que a DSRH insere dados no sistema Mentorh referentes a eventos de capacitação, embora não seja de sua competência, bem como que, até recentemente, o Setor de Cadastro, Lotação e Movimentação/SP realizava a inserção de dados referentes à pós-graduação. 
Em resposta ao Memo. ACI nº 221/07, a SP informou que a inserção de dados de cursos de capacitação e de pós-graduação foi delegada, pela própria Secretaria, à DSRH, em face da concessão dos AQs ser da alçada desta última.
De logo, observa-se que tal medida contribuiu ainda mais para dificultar o andamento da concessão dos AQs, haja vista que os servidores da DSRH não possuem treinamento adequado para o manuseio do Mentorh (o que reduz a confiabilidade da base de dados, impede a mais ampla emissão e utilização de relatórios gerenciais e resulta em duplicidade de controles), além de se tratar de atribuição que não é da competência da diretoria auditada. A própria manutenção de bases de dados em paralelo é indício de confiabilidade insatisfatória da base de dados do Mentorh, ou de que esta é a percepção do usuário. 
No mais, o acúmulo, no mesmo órgão (no caso, a DSRH), das atribuições de alimentação do sistema e de concessão dos AQs, fere o princípio da segregação de funções, reduzindo a segurança dos procedimentos.

Há inserção de dados no Mentorh por parte da DSRH? Em caso positivo, quais?
Sim, de dados referentes a pós-graduações e a ações de treinamento dos servidores deste Regional.

2.6. Constatações conexas às questões de auditoria:

2.6.1. Avaliação de Desempenho Funcional de servidores não passíveis de promoção:

Conforme disposto no art. 3º do Ato nº 99/00, o Plano de Avaliação de Desempenho dos Servidores (PADE) “será aplicado aos servidores pertencentes ao quadro de pessoal do TRT - 7ª Região”. Dentre os objetivos do PADE, dispostos no art. 1.º do mesmo Ato, temos os constantes dos incisos I, II, III, VI e VII, todos aplicáveis também aos servidores não passíveis de promoção.
Assim, conclui-se que é obrigatória a realização de Avaliação de Desempenho Funcional anual de tais servidores, podendo-se utilizar, analogicamente, do disposto nos §§ 1º e 2º do art. 13 do ato em tela, para organização cronológica de tais procedimentos.
O inciso II do art. 6º do mesmo Ato incumbe à SP a remessa à DSRH de listagens dos servidores passíveis e não passíveis de promoção.
Dos exames efetivados, constatou-se, na amostra selecionada, a servidora Maria Luciene Bezerra da Silva, que não sofreu avaliação no decorrer do ano de 2007 (até outubro).
Ademais, a equipe de auditoria tomou conhecimento de outros servidores, não sujeitos a promoção, que não têm sido submetidos a tal avaliação: 
- A servidora Ana Paula Borges de Araújo Zaupa, que não foi avaliada relativamente aos exercícios de 2006 e 2007; 
- Os servidores lotados no Setor de Engenharia/ SA (Anísio de Sousa Meneses Filho, Ubiratan Ferreira Lima, Arnaldo Lemos Lima e Francisco Carlos da Silva), não avaliados, nem em 2006, nem em 2007. 

2.6.2. Do fluxo do processo de avaliação/ concessão de progressão e promoção:

Segundo os atos normativos internos vigentes, os procedimentos de avaliação e conseqüentes processos de progressão/ promoção funcional devem seguir, no mínimo, o fluxo processual indicado no mapa de processo – Procedimento de Avaliação/ Progressão/ Promoção em anexo (Anexo I).
Constatou-se que os Processos nºs 4.986/2007 e 23.267/2007-0 não foram submetidos à análise prévia da ACI, e o primeiro nem mesmo à manifestação da DG.

2.6.3. Do fluxo do processo de capacitação:

Dos achados de auditoria, verificou-se que o fluxo de processo de capacitação também não está definido institucionalmente, o que resulta em um controle administrativo ineficaz, conflito de competências e descumprimento ao RG. Os documentos apresentados e as entrevistas realizadas confirmaram que a proposição de um fluxo de processo (ver nota de rodapé n° 19), formalizada através do Memo. DSRH nº 36/06, não obteve sucesso.
A análise da matriz RECI CAPACITAÇÃO (Anexo II) demonstrou que os agentes responsáveis por determinadas atividades, de acordo com o RG, não são necessariamente os que as executam. Exemplo é a inserção de dados relativos a ações de treinamento no sistema Mentorh, cuja responsabilidade é do Setor de Cadastro, Lotação e Movimentação/ SP; no entanto, esta atividade atualmente é desempenhada pela DSRH. 
Identificou-se, ainda, uma multiplicidade de agentes executando uma mesma atividade, como quanto à solicitação de participação de servidor em evento de capacitação, que está sendo realizada tanto pela DG, pela SA, quanto pelos diversos setores de lotação dos servidores a serem treinados/ capacitados. 
A análise do mapa de processo (Anexo I), construído a partir das declarações emitidas em entrevistas, revelou que há múltiplas possibilidades para o fluxo do processo de capacitação. 

2.6.4. Do exercício do controle:

Há indícios de que a política de RH não se rege pelo princípio da eficiência. Não há manualização de procedimentos, uso de indicadores de desempenho ou controles internos definidos, no âmbito da DSRH. 
Da análise das entrevistas, detectou-se que a diretoria auditada não exerce monitoramento sobre o valor da hora-aula nem sobre o valor despendido em ações de treinamento com cada servidor; também não há uma visão estratégica das ações de treinamento realizadas por setor. 
No exercício de 2007, até outubro, a equipe de auditoria apurou o gasto médio por participante de ações de treinamento/ capacitação na ordem de R$851,08 (oitocentos e cinqüenta e um reais e oito centavos).

2.6.5. Do atendimento ao usuário da DSRH:

A auditoria in loco e a análise de conteúdo das entrevistas e dos formulários de pesquisa sugeriram que a estrutura física da DSRH é inapropriada ao atendimento adequado de suas atribuições. Em especial, o atendimento ao usuário é realizado no mesmo espaço físico em que são desenvolvidas as demais atividades da diretoria auditada, inclusive as de apoio aos eventos de capacitação. Mais ainda, não há um servidor designado exclusivamente para atendimento; não há um horário específico de atendimento; por fim, não se dispõem de informações de utilidade para o usuário da DSRH na intranet. 

2.6.6. Impressão de certificados: 

Compete à DSRH a emissão dos certificados dos cursos por ela organizados, realizados neste Regional. 
A auditoria constatou que, das ações de capacitação realizadas em 2007 (até outubro), não foram entregues aos servidores os certificados dos cursos de Português, bem como não foram arquivadas cópias dos mesmos nas respectivas pastas, embora tenham sido gerados os registros devidos no Mentorh. Em sua manifestação, a diretoria auditada declarou que os certificados dos cursos de Português seriam disponibilizados para entrega aos interessados ainda no mês de janeiro de 2008, o que não ocorreu.

3.	DAS LIMITAÇÕES SOFRIDAS PELA DSRH

No exercício de suas atribuições regulamentares, em geral, e no desempenho das ações objeto desta auditoria, em particular, a DSRH sofre as seguintes limitações:  

3.1. Estrutura física:

Conforme já referido, a estrutura física é inapropriada ao exercício adequado de suas atividades, uma vez que não corresponde aos grandes grupos de ações desenvolvidas pela DSRH: (1) recrutamento e identificação, (2) avaliação, (3) capacitação (incluindo concessão de AQs) e (4) lotação de servidores. 
A auditoria in loco constatou que todos os servidores da DSRH, à exceção de seu diretor, são concentrados em um único (pequeno) ambiente, prejudicando, inclusive, o atendimento ao usuário. A localização da DSRH nas proximidades do auditório, mas sem contar com uma sala própria para as atividades de apoio às ações de capacitação, tem resultado, segundo depoimento de um de seus servidores, em prejuízo para o bom funcionamento da diretoria.

3.2. Estrutura regulamentar:

A própria estrutura regulamentar da diretoria auditada revelou-se deficiente, uma vez que há apenas uma divisão, o Setor de Recrutamento, Seleção e Aperfeiçoamento, e o próprio gabinete da DSRH, para arcar com todas as atribuições. Assim como em relação à estrutura física, não há uma correspondência entre estrutura regulamentar e ações sob a competência da diretoria auditada. A princípio, a DSRH deveria ser composta de, no mínimo, quatro setores internos, definidos de acordo com os quatro grandes grupos de ações. 

3.3. Quadro de servidores:

A auditoria detectou um corpo funcional reduzido e com treinamento limitado, vis à vis as atribuições regulamentares da DSRH, atribuições estas que foram intensificadas com as novas responsabilidades previstas no Ato n°. 138/07, decorrentes da PC nº 1/07 e da Lei nº 11.416/06. São sete servidores; de fato, a DSRH conta com seis servidores, uma vez que um deles, conforme constatado em análise no sistema Mentorh, está de licença-médica continuada há bastante tempo; não tendo, no presente exercício, laborado um dia sequer. 
Apesar de insuficiente para desempenhar plenamente suas atribuições, o corpo funcional da DSRH ainda serve de apoio administrativo à Escola Regional da Magistratura do Tribunal Regional do Trabalho do Ceará (ERMAT), conforme disposto no § 4º do art. 4º do Regulamento da referida escola, aprovado pela Resolução TRT nº 272/07.
O corpo funcional ressente-se, ainda, de sua alta rotatividade, conforme relatado nas justificativas do auditado ao pré-relatório (Anexo V), que prejudica a continuidade das ações desenvolvidas. 

3.4. Ausência de capacitação:

Conforme observado na Seção 2.3 deste Relatório, uma importante limitação é a capacitação insuficiente dos servidores da DSRH, em relação a suas atribuições regulamentares e normativas. O quadro funcional da diretoria auditada carece de maior familiaridade com o sistema Mentorh e com o software utilizado para a emissão de certificados, o CorelDRAW. Outra deficiência é a de treinamento direcionado à implementação do Decreto nº 5.707/06. 
Constatou-se, ainda, que o treinamento interno à diretoria auditada foi prejudicado pela alta rotatividade de seus servidores. 

3.5. Hardware e Software:

Constatou-se, em auditoria in loco, que o programa CorelDRAW, utilizado na emissão de certificados, está instalado em apenas um microcomputador. Outra limitação é a ausência de uma impressora que imprima em cores (e frente-e-verso). As condições de equipamentos e programas instalados influenciam a qualidade dos certificados emitidos e os prazos de emissão e entrega dos mesmos, consistindo em limitações às ações da DSRH. 

3.6. Integração Administrativa e Apoio Institucional:

A partir da análise do fluxo de processos de capacitação, descrito na matriz RECI CAPACITAÇÃO (Anexo II), dos depoimentos colhidos, bem como das comunicações relativas a tentativas de planejamento das ações de treinamento, a auditoria obteve indícios de que há problemas de integração entre as várias unidades da Administração. Por vezes, detectou-se a demora ou a ausência de resposta a comunicações oriundas da DSRH, o que constituiu limitação às ações da diretoria auditada.  
De outra parte, há indícios de que não existe, entre os setores, a consciência da recíproca interdependência, decorrente da mútua condição de “cliente” e/ou “fornecedor”, assumida revezadamente no repasse e/ou solicitação de informações e documentos necessários à execução das atribuições uns dos outros. Tal condição exige a instauração e manutenção de controle de qualidade (correção) das informações repassadas, sob pena de se ocasionar prejuízo à execução das atribuições do “setor-cliente”, com a necessidade de conferência dos dados encaminhados, tendo em vista a incidência de falhas nos mesmos.
Outro problema detectado é a falta de definição, pela Administração, das diretrizes de uma política de RH para o Tribunal. Segundo entrevistas com representantes da própria Administração, esta não estabeleceu áreas estratégicas para capacitação, não tem dado atenção especial à DSRH nem envidado esforços no sentido da implantação da PNDP.
Conclui-se que a integração das unidades da Administração, bem como o apoio institucional, são condições necessárias para que a DSRH possa desempenhar, a contento, suas atribuições. 

4.	DAS JUSTIFICATIVAS DO AUDITADO E DE SUA ANÁLISE

A fim de permitir que o auditado pudesse agregar comentários que julgasse relevantes para a melhor compreensão das questões abordadas nesta auditoria, uma versão preliminar do relatório lhe foi encaminhada e submetida a apreciação. A resposta recebida é parte integrante deste relatório (Anexo V). A análise das justificativas e/ou comentários do auditado, bem como o parecer definitivo da auditoria sobre cada questão, estão apresentados na Matriz de Análise das Justificativas do Auditado (Anexo VI). O pré-relatório foi criteriosamente examinado e modificado, de modo a incorporar as justificativas consideradas pertinentes, de acordo com a análise da equipe de auditoria, o que resultou, enfim, no texto deste relatório. 

5.	CONCLUSÃO

A DSRH vem atingindo, parcialmente, seu objetivo de dotar o Tribunal de uma estrutura administrativa voltada para a organização e valorização do corpo funcional. Nesse sentido, a diretoria auditada está contribuindo para o desenvolvimento de competências, conhecimentos e habilidades dos servidores, bem como para a identificação de suas potencialidades e aferição dos trabalhos desenvolvidos. Destacam-se, a seguir, os principais aspectos considerados na auditoria, em especial, os que ensejam ações de correção e oportunidades de melhoria. 

5.1. Correção e tempestividade das avaliações: 

Verificou-se que dispositivos do Ato nº 99/00 (art. 11 e § 3º do art. 25), bem como da PC nº 1/07 (inciso II do art. 6.º, Anexo IV) não vêm sempre sendo observados. Da mesma forma, os prazos dispostos no citado Ato (arts. 13, 21, caput) não têm sido cumpridos integralmente. Outro problema diagnosticado foi a ausência de avaliação de desempenho de servidores não passíveis de promoção.
A DSRH envidou esforços no intento de adequar as progressões e promoções às novas disposições previstas na PC nº 1/07. Contudo, não foram adotadas providências para atualizar (alterar) os atos normativos internos à luz da Lei nº 11.416/06 e da PC nº 1/07. 

5.2. Adequação e uso dos instrumentos de avaliação: 

Os instrumentos utilizados para a realização das avaliações – a ficha de avaliação e o plano de ação – mostraram-se aptos à realização das finalidades do PADE. No entanto, constatou-se a falta de identidade entre os fatores de Avaliação de Desempenho Funcional atualmente utilizados e aqueles indicados na PC nº 1/07. Quanto ao uso dos instrumentos, foi observado que, no momento, a Administração apenas se utiliza sistematicamente dos mesmos com vistas ao atendimento das finalidades dispostas em dois (IV e V) dos sete incisos do art. 1º do Ato nº 99/00. Sugestões de aprimoramento dos instrumentos de avaliação apresentadas pelos servidores entrevistados (avaliados e avaliadores) foram reunidas no Anexo XI, a título de contribuição.

5.3. Planejamento das ações de capacitação: 

A DSRH tomou ações preliminares na direção de estabelecer um cronograma de atividades para o primeiro semestre do exercício de 2007. O cronograma, que se limitou a ações de capacitação de interesse geral e excluiu várias demandas das unidades administrativas, não foi cumprido. Da análise da execução orçamentária, observou-se que, embora a dotação disponibilizada no Programa de Trabalho Capacitação de Recursos Humanos tenha sido quase integralmente utilizada ao fim do exercício (94,5%), a execução da despesa foi descompassada – em setembro, apenas 53% da dotação havia sido despendida; em novembro, 74%. Cumpre, ainda, registrar que, até o mês de outubro, mês final do painel utilizado na auditoria, o total de participantes em ações de capacitação era de apenas 261, enquanto que a meta orçamentária do Tribunal, a ser cumprida em 2007, era de 350 servidores. Portanto, evidenciou-se que as ações de planejamento para o exercício de 2007 foram incipientes, e que não houve definição de uma estratégia de RH por parte da Administração, o que produziu efeitos concretos em termos da abrangência das ações de treinamento/ capacitação, da execução orçamentária e, salvo ações relevantes tenham sido empreendidas após outubro, de cumprimento da meta prevista em orçamento. 

5.4. Critérios para a escolha das ações de capacitação e dos servidores a serem capacitados: 

Constatou-se que, implicitamente, os critérios são determinados pela própria unidade administrativa requisitante; na maioria dos casos, pelo superior hierárquico do servidor. Conseqüentemente, não há critérios definidos e transparentes, apesar das tentativas de sua definição, empreendidas pela Administração e pela DSRH. Essa indefinição está associada a outra – a do fluxo para os processos de capacitação, o que tem resultado em controle administrativo ineficaz, conflito de competências e descumprimento ao RG. 

5.5. Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal: 

O Tribunal não dispõe dos instrumentos previstos no Decreto n° 5.707/06 – o Plano Anual de Capacitação, seu respectivo relatório de execução e o sistema de gestão por competência. Verificou-se, também, que não foram adotadas providências significativas na direção de dispor de tais instrumentos no futuro, nem foi priorizado o treinamento do pessoal da DSRH com vistas à implementação do referido decreto.  

5.6. Inserção de dados no sistema Mentorh e sua utilização: 

Verificou-se que a diretoria auditada realiza inserção de dados referentes a pós-graduações e a ações de treinamento no sistema Mentorh, em desconformidade com disposição do RG. No que concerne à avaliação funcional, a DSRH não realiza inserção de dados no sistema ou qualquer outro procedimento. Observou-se, ainda, que os servidores da DSRH não possuem treinamento adequado no manuseio do Mentorh, o que tem contribuído para  sua subutilização, redução da confiabilidade da base de dados, não emissão e utilização de relatórios gerenciais, e duplicidade de controles. 

5.7. Implantação dos Adicionais de Qualificação: 

A Administração levou nove meses (e a DSRH, quatro meses) para a implantação dos AQs decorrentes de pós-graduação, o que se deu em dezembro de 2007. Os AQs decorrentes de ações de treinamento não têm previsão de concessão e implantação. Uma série de fatores concorreu para os prazos excessivos para concessão e implantação dos adicionais, dentre eles, a dificuldade encontrada pela Administração em sedimentar entendimentos, a inadequada confiabilidade da base de dados do sistema Mentorh, bem como sua subutilização, a ausência de manuais de procedimentos internos na DSRH, e a concentração de atividades nas mãos do diretor. 

5.8. Controles internos administrativos: 

Constatou-se que a DSRH, como provavelmente a maioria das unidades administrativas do Tribunal, não dispõe de manuais para seus procedimentos mais importantes, nem faz uso de indicadores de desempenho ou mantém controles internos significativos. A ausência de tais controles sugere que há espaço para ganhos de eficiência na gestão. Em particular, não é realizado monitoramento quantitativo do valor da hora-aula, dos valores despendidos por servidor ou das ações de capacitação realizadas por unidade administrativa. A equipe de auditoria apurou o gasto médio por participante de ações de treinamento/ capacitação, na ordem de R$851,08 (oitocentos e cinqüenta e um reais e oito centavos), considerando os dados disponíveis até outubro de 2007.

5.9. Atendimento ao usuário da DSRH: 

O atendimento ao usuário, no mesmo espaço físico em que são desenvolvidas as demais atividades da diretoria auditada, não tem sido plenamente satisfatório. Não têm sido disponibilizadas informações na intranet, nem há servidor designado e horário específico para atendimento ao usuário. 

5.10. Limitações à DSRH: 

No exercício de suas atribuições regulamentares, em geral, e no desempenho das ações objeto desta auditoria, em particular, a DSRH sofre limitações no que concerne à sua estrutura física, à sua organização regulamentar, ao quadro reduzido de pessoal (o qual padece de capacitação insuficiente) e à disponibilidade de software e hardware adequados.  

5.11. Recomendações à DSRH:

Diante do exposto e visando contribuir para a melhoria de seu desempenho, recomenda-se que a DSRH, com base em medidas por ela formuladas e reunidas em seu Plano de Ação:
a) Implemente ações no sentido de revisar, à luz da legislação vigente, e uniformizar os procedimentos e instrumentos de avaliação e de evolução na carreira de servidores, atentando para o cumprimento dos prazos normativos;
b) Envide esforços junto à Administração no sentido da utilização dos resultados da avaliação na totalidade das finalidades do PADE (art. 1° do Ato n° 99/00);
c) Adote medidas com vistas a aperfeiçoar a sua utilização do sistema Mentorh (abrangendo procedimentos de avaliação funcional e uso de relatórios gerenciais, inclusive pertinentes a capacitação e AQs);
d) Estabeleça e institua o planejamento da capacitação no âmbito do Tribunal (e, especificamente, de seu corpo funcional), atentando para abranger ações de capacitação a distância e dar prioridade às escolas de governo (inc. III, Art. 2º, inc. XIII, Art. 3º, Dec. nº 5.707/06 e Art. 14, An. IV, PC nº 1/07);
e) Subsidiar a Administração na definição da política de RH (a integrar o planejamento estratégico do TRT) e na instituição do Programa Permanente de Capacitação (PPC) (art. 10 da Lei nº 11.416/06 e art. 1.º do An. III, PC nº 3/07), o que, dentre outros benefícios, uniformizará os procedimentos relativos a processos de capacitação (inclusive seu fluxo) e definirá os critérios para a escolha das ações de capacitação e dos servidores a serem capacitados; e
f) Introduza mecanismos de controle interno administrativo. 

5.12. Recomendações à Administração

Para a viabilidade de parte das modificações recomendadas, a Administração deverá concorrer para mitigar as várias limitações sofridas pela DSRH, detectadas por ocasião da auditoria, de modo a possibilitar-lhe o pleno exercício de suas atribuições. Dentre as limitações, destacam-se as estruturas física, regulamentar, de equipamentos e de software inadequadas, e o quadro de servidores reduzido e com capacitação insuficiente. Vale ressaltar, ainda, que cabe à Administração determinar, expressamente e com transparência, as diretrizes gerais da política de RH bem como instituir o PPC (art. 10, Lei nº 11.416/06 e An. III, PC nº 3/07), os quais servirão como norte para as ações da diretoria auditada. 
Fortaleza (CE), 24 de março de 2008.

Ana Paula Borges de Araújo Zaupa
Analista Judiciário	
Elise Nogueira Davis de Abreu
Técnico Judiciário	

Ladjane Lopes Nogueira
Analista Judiciário	
Raffaella Maria D. D. Lisbôa Mota
Analista Judiciário	

6.	ANEXOS 

Anexo I. 	Mapas de processos;
Anexo II. 	Análises RECI;
Anexo III. 		Quadro de Amostra – Servidores selecionados x Prazos de avaliação;
Anexo IV. 	Cronograma de Prazos para Avaliações;
Anexo V. 	Relatório DSRH n°. 2/08 (Justificativas do Auditado);
Anexo VI. 	Matriz de Análise das Justificativas do Auditado;
Anexo VII. 	Matriz de Recomendações;
Anexo VIII. 	Plano de Ação;
Anexo IX. 	Mapa de produtos;
Anexo X. 	Quadro de Dimensões de Análise dos Produtos;
Anexo XI.	Sugestões dos Entrevistados – Avaliados e Avaliadores.